Hướng Dẫn Số Hóa Dữ Liệu Lưu Trữ Trong Doanh Nghiệp

Thời gian gần đây, chúng ta được nghe nhắc đến những khái niệm số hóa dữ liệu, doanh nghiệp số. Trong bài viết này NTT – SuperCare365 sẽ hướng dẫn các bạn số hóa dữ liệu trong cơ doanh nghiệp

Vậy số hóa dữ liệu là gì? Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu truyền thống như chữ viết tay, hình ảnh,… sang chuẩn định dạng tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được.

so-hoa-du-lieu

Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy, định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi; tỷ lệ số hóa 100% và hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: vị trí góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; hình ảnh dấu cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphic (.png); thông tin gồm tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601); tên file gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

Đối với tài liệu ảnh, định dạng JPG, độ phân giải tối thiểu 200 dpi. Đối với tài liệu phim ảnh, định dạng MPEG-4, .avi, .wmv; Bit rate tối thiểu là 1500 kbps. Còn với tài liệu âm thanh, định dạng MP3, .wma và Bitrate tối thiểu 128 kbps.

Nguyên tắc và yêu cầu bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; đảm bảo khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập; việc sao lưu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Ngoài ra, cũng có quy định chi tiết việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ…

Một số lưu ý phải thực hiện đồng thời khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

Chọn định dạng các file ảnh.

Định dạng file là phần mở rộng ở cuối tên file, biểu thị file đó thuộc định dạng nào.Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng.Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, cũng như chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng. 

Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa.

Vật mang tin là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy… Với sự tiến bộ của khoa học, đã xuất hiện thêm công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại. Như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v… Điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin. Với khả năng của từng doanh nghiệp, mỗi dự án số hóa dữ liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý các dữ liệu số của mình.

Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hóa. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối. Siêu dữ liệu cung cấp thông tin cho phép quản lý hiểu rõ bản chất của dữ liệu đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Thông qua Siêu dữ liệu, độc giả có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như: kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau. 

server

Quản lý tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả, tránh lãng phí

Quản lý tài liệu, hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng. Tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng tạo hiệu quả trong phục vụ công việc.

Bằng phương pháp truyền thống, quản lý tài liệu thường được tiến hành theo cách thủ công là phân loại, bố trí, sắp xếp lại giấy tờ, sổ sách theo dõi. Sau đó lưu lại trong kho lưu trữ, đánh dấu mã số để có thể tìm kiếm lại khi cần. Số lượng giấy tờ, tài liệu, hồ sơ,.. tăng lên rất nhiều trong quá trình hoạt động.

Đã có nhiều đơn vị, tổ chức áp dụng số hóa quản lý tài liệu cho đơn vị mình. Tuy nhiên không ít đơn vị  triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao. Lý do là hệ thống phần mềm quản lý lưu trữ được thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau vài năm vận hành. Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần trang bị hệ thống lưu trữ lớn là đáp ứng được nhu cầu. Nhưng quên mất rằng việc lựa chọn phần mềm quản lý cũng là một vấn đề rất quan trọng.

Kết luận

Nắm bắt được nhu cầu chuyển đổi số phù hợp với xu hướng hiện tại. NTT – SuperCare365 tự tin mang lại giá trị thực sự cho hệ thống của khách hàng; An toàn, Ổn định, Hiệu quả, Tiết kiệm. Chúng tôi tự hào là đối tác đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp từ ngày đầu thành lập đến nay.Hãy liên hệ ngay với NTT – SuperCare365! Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách!

You May Also Like