Tổng Quan Về Hệ Thống Phần Mềm ERP

Hệ thống ERP là gì? Vì sao ERP ngày càng được triển khai trong quản trị doanh nghiệp của nhiều công ty lớn hiện nay?

ERP là gì?

he-thong-phan-mem-erp
ERP, enterprise resource planning. Concept with keywords, letters and icons. Colored flat vector illustration. Isolated on white background.

ERP (Enterprise Resource Planning) hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban; giúp doanh nghiệp, tổ chức quản lý được toàn bộ hoạt động của ty; có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh. Bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

Ngay trong 3 từ của ERP đã thể hiện được phần nhiều chức năng của hệ thống này.

R – Resource (Tài nguyên)

Tận dụng toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực. Cụ thể là:

– Mọi bộ phận, đơn vị đều có khả năng khai thác tối đa nguồn nhân lực phục vụ doanh nghiệp.

– Hoạch định, xây dựng lịch trình khai thác nhân lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.

– Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

– Luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn nhân lực một cách chính xác, kịp thời.

Doanh nghiệp cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP. Giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.

P – Planning (Hoạch định) 

Hệ thống ERP tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình sản xuất. Từ đó hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. 

Ví dụ: phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm dựa theo năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.

E – Enterprise (Doanh nghiệp)

Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban; cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật; thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ. 

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở từng bộ phận khác nhau. Thay thế chúng bằng một phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Ví dụ: Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa.

Tổng quan & đặc trưng của phần mềm ERP

erp

Tổng quan về ERP

Phần mềm ERP là mô hình công nghệ all-in-one; bao gồm nhiều ứng dụng hay các module; nhằm mục đích liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như tự động hóa hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp. Thêm vào đó, hệ thống này cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế. Giúp nâng cao khả năng điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý cũng như tác nghiệp của nhân viên. 

Đặc điểm của hệ thống ERP

Khả năng đồng bộ: Hệ thống ERP kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống được xét qua ba khía cạnh chính: IT (đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định); Liên tổ chức (đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt); và sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.

Sự linh hoạt: Là khả năng cập nhật thông tin giúp các phòng ban có những thay đổi hợp lý và kịp thời. Đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.

Lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp 

Kiểm soát thông tin khách hàng

Dữ liệu của ERP đều được lưu chung ở trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp. Mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng. Các quản lý có thể cập nhật hồ sơ thông tin khách hàng xuyên suốt các bộ phận khác nhau.

Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh

Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.

Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu

Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có. 

Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.

Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án

ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Mình được biết là ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Kiểm soát thông tin tài chính

ERP sẽ giúp tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam cũng được luôn.

Kiểm soát lượng tồn kho

ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm hàng tồn trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.

Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty

ERP giúp  tương tác của các nhân viên trong một công ty một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Thông qua thao tác nhỏ các nhân có thể giao tiếp với một hoặc nhiều nhân viên khác nhanh chóng. Kịp thời cập nhật thông tin giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên đồng bộ hơn.

Dịch vụ triển khai hệ thống ERP của NTT – SuperCare365

Với nhiều năm kinh nghiệm, NTT – SuperCare365 tự tin mang lại giá trị thực sự cho hệ thống của khách hàng; An toàn, Ổn định, Hiệu quả, Tiết kiệm. Chúng tôi tự hào là đối tác đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp từ ngày đầu thành lập đến nay.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị triển khai hệ thống ERP uy tín và chất lượng với giá cả phù hợp.

Hãy liên hệ ngay với NTT – SuperCare365! Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách!

You May Also Like