?>
By Mục Lục
Khi cuộc họp kết thúc, công việc vẫn chưa hoàn toàn xong
Mỗi ngày, các phòng ban tổ chức nhiều cuộc họp: brainstorming, duyệt concept, tiếp khách hàng, hay họp nội bộ. Sau khi kết thúc, thường có nhiều việc nhỏ bị bỏ quên — như quên tắt TV, không lưu biên bản họp, hoặc chưa gửi tài liệu cho team liên quan.
Để khắc phục điều này, chúng ta đã triển khai “Checklist IT sau cuộc họp” – một công cụ giúp nhân viên:
- Bảo vệ thiết bị, tiết kiệm điện năng
- Lưu trữ thông tin khoa học
- Duy trì không gian họp gọn gàng, sẵn sàng cho nhóm kế tiếp
Các bước chính trong checklist
Tắt thiết bị
Đảm bảo các thiết bị như máy chiếu, màn hình, micro, camera, đèn… được tắt hoàn toàn trước khi rời khỏi phòng.
👉 Mẹo nhỏ: Hãy kiểm tra ổ cắm và dây nguồn lần cuối để tránh tiêu thụ điện ngầm.
Lưu & sao lưu dữ liệu họp
Lưu biên bản, file trình chiếu, tài liệu hoặc ghi âm vào thư mục chung trên OneDrive/Google Drive.
Việc này giúp tất cả thành viên dễ dàng truy cập, đồng thời tránh thất lạc thông tin.
Giữ phòng họp gọn gàng
Dọn dẹp giấy tờ, cốc nước, hoặc vật dụng cá nhân. Sắp xếp bàn ghế lại vị trí ban đầu để phòng họp luôn sẵn sàng cho cuộc họp kế tiếp.
Báo cáo sự cố (nếu có)
Nếu thiết bị trục trặc, hỏng hóc hoặc bị mất, hãy báo ngay cho IT/Admin và ghi vào checklist. Việc này giúp xử lý nhanh và tránh ảnh hưởng đến nhóm sau.
Hoàn tất checklist & xác nhận
Đánh dấu hoàn thành từng mục trong danh sách, lưu vào log hoặc xuất file CSV làm bằng chứng cho việc tuân thủ quy trình.
Lợi ích khi áp dụng checklist
- 🌱 Tiết kiệm năng lượng: Giảm lãng phí điện và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
- 📂 Quản lý dữ liệu hiệu quả: Mọi thông tin họp được lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm.
- 🧼 Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Phòng họp luôn sạch đẹp, sẵn sàng cho mọi nhóm.
- ⏱️ Tiết kiệm thời gian: Không mất công tìm tài liệu hay xử lý sự cố lặp lại.
Tìm hiểu: Tại sao Giải pháp IT Support 365 của NTT-Supercare365 phù hợp với doanh nghiệp thiết kế kiến trúc?
Tham khảo thêm: Danh sách tài liệu dành cho doanh nghiệp thiết kế kiến trúc.
Hãy liên hệ NTT Supercare 365 để được tư vấn & hỗ trợ miễn phí.
