?>
By Mục Lục
5 cách để tiết kiệm tiền trong quản trị Google Workspace
Bạn đang mong muốn giảm chi phí thuê bao dịch vụ Google của mình?
Hiện nay doanh nghiệp đang lãng phí tiền bạc khi quản lý các dịch vụ Google Workspace (trước đây được gọi là G Suite) vì họ không có thói quen kiểm tra tài khoản định kỳ.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ CNTT cho doanh nghiệp (IT Support Services), chúng tôi thường thấy các tài khoản nhân viên cũ vẫn ở trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace Admin Console. Chúng tôi chia sẻ một vài thủ thuật để giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí sử dụng dịch vụ này.
1. Chuẩn bị kế hoạch dọn dẹp, làm sạch tài khoản:
Để làm sạch danh sách tài khoản của bạn, bước đầu tiên là phân tích các tài khoản Google Workspace bằng cách tải xuống danh sách người dùng để phân tích cho nhanh chóng và suôn sẻ:
Đăng nhập vào Google Admin Console –> chọn THƯ MỤC —> Chọn NGƯỜI DÙNG –> chọn TẢI DANH SÁCH
Sau khi tải về thành công, bạn sẽ có 1file Exel có các trường thông tin:
- Trạng thái
- Lần đăng nhập cuối cùng
- Sử dụng email
- Mức độ sử dụng
Bằng cách này, khi phân tích tất cả người dùng của mình, bạn có thể xác định những người dùng nào có thể bị xóa dựa trên 4 thông số này. Ví dụ: Những thứ sẽ xác định xem tài khoản có còn hoạt động hay không là trạng thái và lần đăng nhập cuối cùng. Sau khi có danh sách người dùng cần xóa, bạn sẽ tiến hành xóa tài khoản Google Workspace.
2: Gỡ bỏ các tài khoản Google cũ không xài
Một quan niệm sai lầm phổ biến là cho rằng khi tài khoản bị tạm ngưng, bạn sẽ không bị Google tính phí cho tài khoản này. Như vậy và bạn có thể đang lãng phí tiền bạc.
Có thể có một số lý do dẫn đến tình trạng tài khoản “tạm ngưng” này, nhưng những lý do phổ biến nhất là khi nhân viên rời đi, nhưng có thể vẫn còn email hoặc dữ liệu quan trọng trong Drive mà doanh nghiệp cần quyền truy cập, vì vậy, tài khoản vẫn ở đó.
Bạn nên xóa các tài khoản này để tiết kiệm.
3: Dùng Email group cho các Email dùng chung thay vì là tài khoản độc lập.
Có những tài khoản email doanh nghiệp đang dùng để sử dụng chung ví dụ: info@ntt-vietnam.com hoặc sales@ntt-vietnam.com ) nhưng đang phải trả phí cho các địa chỉ email chung này. Thứ nhất, điều này có nghĩa là tài khoản phải trả thêm phí cấp phép. Thứ hai, đây là một cách không hiệu quả để xem và trả lời email. Tùy chọn tốt hơn có thể là xóa tài khoản Google chung này và thay vào đó tạo Nhóm Google (Email Group). Nếu địa chỉ email chỉ cần một người truy cập thì tốt nhất nên thiết lập bí danh email trong tài khoản email của người nhận.
4: Thiết lập miền bổ trợ (bí danh –Allias) cho nhiều tên miền doanh nghiệp
Một tính năng đáng chú ý của các dịch vụ Google Workspace là nó cho phép sử dụng nhiều tên miền khác nhau bổ sung trên cùng một dịch vụ. Điều này có nghĩa là bạn có thể gán các địa chỉ email mới cho nó hoặc liên kết các bí danh từ một địa chỉ email tên miền hiện có. Phương pháp này có thể tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc đăng ký và thiết lập tài khoản Google Workspace hoàn toàn mới cho tên doanh nghiệp đó. Điều này sẽ cho phép nhân viên gửi và nhận email bằng cả 3 địa chỉ email tên miền khác nhau trong khi chỉ trả tiền cho một tài khoản. Chi phí này chỉ bằng 1/3 so với việc phải mua tài khoản Google Workspace cho 3 email riêng biệt cho mỗi nhân viên. Chưa kể rằng việc quản lý 3 tài khoản khác nhau này này sẽ là một việc khó khăn cho các nhân viên.
5. Hạ cấp gói dịch vụ
Nếu đang sử dụng G Suite Enterprise hoặc G Suite Business, bạn có thể có tùy chọn hạ cấp dịch vụ của mình. Bạn có thể có các chính sách và thủ tục hoặc các yêu cầu quy định mà bạn sẽ muốn xem xét trước khi thực hiện các thay đổi đối với các dịch vụ như Vault, DLP, quản lý Endpoint, v.v.v để tiết kiệm chi phí.
Bạn cần tư vấn về dịch vụ Google hay một dịch vụ tương tự giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia IT của công ty NTT chúng tôi.
